Bài 6: Biểu mẫu dùng trong tổ chức sự kiện

Bài 6: BIỂU MẪU DÙNG TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1. Bảng tổng hợp nội dung công việc (tất cả các đầu việc trong sự kiện)

 2. Bảng tổng hợp tiết mục, diễn viên, phục trang, đạo cụ

 3. Bảng phân công nhiệm vụ với nhân sự tổ chức thực hiện

(nhân sự của đơn vị mình và đơn vị phối hợp, đối tác)

 4. Bảng tiến độ thời gian thực hiện toàn bộ chương trình

5. Bảng lịch tập dợt chương trình

 6. Bảng tổng hợp về hình thức, số lượng, yêu cầu, quy cách của sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình

 7. Bảng tổng hợp công tác truyền thông – quảng bá

8. Bảng tổng hợp kinh phí

 9. Hồ sơ, thủ tục xin tổ chức sự kiện

• Các giấy tờ cần chuẩn bị:

1. Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện;
2. Kế hoạch chương trình;
3. Chương trình biểu diễn (ca sĩ, tác phẩm, tác giả, dự kiến ngày phúc khảo);
4. Hợp đồng thuê địa điểm;
5. Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện;
6. Hợp đồng về việc tổ chức sự kiện;
7. Giấy công bố tiêu chuẩn, chất lượng hàng hóa sản phẩm (nếu có);
8. Giấy phép đăng ký kinh doanh của khách hàng.

• Thời hạn nộp hồ sơ: trước 10 ngày diễn ra chương trình (nộp vào buổi sáng).
• Nơi nộp hồ sơ: Phòng phúc khảo giấy phép Sở Văn hóa – Thể thao và Du lịch Tại Tp. Hồ Chí Minh: 164 Đồng Khởi, Quận 1                                                Tại Hà Nội: 47 Hàng Dầu, Quận Hoàn Kiếm

10. Hồ sơ, thủ tục tổ chức họp báo

1. Đơn xin phép họp báo: trong đó nêu rõ mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung, người thuyết trình, người chủ trì (họ và tên, chức vụ), đối tượng khách mời.
2. Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao có công chứng).
3. Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo (giấy phép biểu diễn, khuyến mãi…).
4. Thời gian cấp phép: 01 ngày (không kể ngày nghỉ)

11. Hồ sơ, thủ tục tổ chức trình diễn thời trang

1. Đơn xin phép trình diễn thời trang
2. Danh sách người mẫu
3. Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn
4. Tổ chức phúc khảo (ít nhất 5 ngày trước ngày diễn)
5. Hợp đồng địa điểm tổ chức

12. Hồ sơ, thủ tục tổ chức biểu diễn ca nhạc

1. Đơn xin phép: trong đó nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung chương trình (đầy đủ chi tiết), thời gian phúc khảo, có bán vé hay không?
2. Giấy phép hoạt động kinh doanh (bản sao có công chứng).
3. Hợp đồng địa điểm
4. Thời gian cấp: 7 ngày (không kể ngày nghỉ)
5. Các chương trình có các hoạt động văn nghệ (hát, nhạc…) liên quan đến tác giả, tác phẩm thì phải mua tác quyền sử dụng bài hát bằng cách ký hợp đồng trực tiếp với tác giả về việc đồng ý cho sử dụng tác phẩm hoặc đến Trung tâm tác quyền (221, Võ Văn Tần, Quận 1, Tp. HCM) đóng phí.