Bài 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1. Khái niệm về sự kiện và tổ chức sự kiện
Sự kiện là cái gì, việc gì quan trọng đã xảy ra (Từ điển tiếng Việt 2005).
Sự kiện là những cuộc hoạt động quan trọng, tập trung và nổi trội trong đời sống của các cộng đồng.
Sự kiện là những hoạt động mang tính chất điểm tụ, thu hút nhiều người tham dự và diễn ra trong những không gian, thời gian cụ thể.
Tổ chức sự kiện được hiểu như là sự huy động, phân nhiệm và điều hành các nguồn lực nhằm tạo ra một sản phẩm sự kiện đáp ứng các mục tiêu đã được xác định trước của tổ chức có tư cách pháp nhân sở hữu sự kiện.
Tổ chức sự kiện là một hoạt động tổng hợp của nhiều lĩnh vực từ các loại hình nghệ thuật đến khoa học về tổ chức, quản lý. Vì vậy đòi hỏi người làm công tác này phải có kiến thức, hiểu biết rộng về văn hóa xã hội và các loại hình nghệ thuật; có khả năng tư duy logic, tư duy hình tượng mà đặc biệt là tư duy tổng hợp; có kỹ năng giao tiếp, quan hệ công chúng tốt; có năng lực tổ chức, điều hành, chỉ huy để đảm bảo cho thành công của một chương trình.
Tiếp cận dưới góc độ văn hóa, tổ chức sự kiện thực chất là một hoạt động văn hóa, là những cuộc hoạt động quan trọng, tập trung và nổi trội trong đời sống của các cộng đồng và được tổ chức dưới các hình thức thuộc phạm trù văn hóa như:
– Kỷ niệm, nhắc nhở và tôn vinh những giá trị có tính dấu mốc lịch sử
– Phô diễn và tôn vinh những giá trị văn hóa, nghệ thuật, thể thao…
– Truyền thông quảng bá chính trị, thương mại
2. Cơ sở hình thành ý tưởng sự kiện
– Ý tưởng:
+ Trên cơ sở phân tích bối cảnh và nắm bắt nhu cầu;
+ Trên cơ sở vốn hiểu biết sẵn có;
+ Trên cơ sở phân tích tài liệu, tư liệu;
+ Trao đổi với những người có cùng quan tâm tới một vấn đề;
+ Loại suy từ các hiện tượng tương tự;
+ Tổ chức hội thảo, tọa đàm để thu nhận ý kiến;
+ Mời tư vấn;
+ Tổ chức các cuộc thi tìm ý tưởng.
– Đối với sự kiện văn hóa (lễ hội/ festival) cần lưu ý:
+ Sự kiện văn hóa hình thành từ nhu cầu sâu xa của cộng đồng nhằm mục tiêu kỷ niệm, cố kết hay chuyển đổi
+ Các lợi ích phi vật thể thường là hiệu quả quan trọng nhất của sự kiện văn hóa
+ Chỉ tập trung thuần túy vào lợi ích kinh tế có thể hủy hoại lý do căn bản nhất của sự kiện văn hóa
+ Các vấn đề lên kế hoạch/tổ chức cho sự kiện văn hóa rất phức tạp, vì vậy cần có sự chú ý thích đáng
+ Yếu tố then chốt cho sự kiện văn hóa thành công là lập kế hoạch
+ Mục tiêu nền tảng của mỗi sự kiện văn hóa cần được xem xét và nhìn nhận, nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và sự bền vững lâu đời của nó.
+ Tổ chức sự kiện văn hóa cần chú ý yếu tố bảo lưu, yếu tố cải biên và yếu tố mới
– Sau khi có ý tưởng, các chuyên gia tổ chức sự kiện cần tiến hành tổ chức phản biện ý tưởng để phân tích và tìm ra những điểm mạnh – điểm yếu (yếu tố chủ quan bên trong), cơ hội – thách thức (yếu tố khách quan bên ngoài).
3. Định hình ý tưởng sự kiện
– Phân tích bối cảnh, nắm bắt nhu cầu, hình thành ý tưởng
+ Ý tưởng chính là hình hài đầu tiên của chương trình (sự kiện) nó được ra đời từ sự tưởng tượng chủ quan của con người dựa trên cơ sở: phân tích bối cảnh, nắm bắt nhu cầu và phát hiện ra thời cơ dẫn tới sự lựa chọn việc tổ chức sự kiện nào đó.
+ Bối cảnh: là những gì đang diễn ra trong môi trường xung quanh như: chính sách, luật pháp, môi trường chính trị, dư luận và không khí xã hội, hoạt động kinh tế, trào lưu xã hội, môi trường văn hóa và đời sống cộng đồng…
– Trả lời các câu hỏi sau:
+ Tại sao tổ chức sự kiện này?
+ Ai, tổ chức nào liên quan tới sự kiện này?
+ Tổ chức khi nào?
+ Tổ chức ở đâu?
+ Sự kiện dự kiến diễn ra như thế nào?
+ Sự kiện này mang lại lợi ích gì? Cho ai?
+ Dự kiến nguồn kinh phí từ đâu ?
4. Xây dựng đề cương chương trình sự kiện
– Căn cứ vào mục đích, tính chất, quy mô của từng sự kiện khác nhau mà chúng ta tiến hành xây dựng đề cương kịch bản chương trình
– Trên cơ sở đề cương kịch bản đã được thông qua, những người thực hiện (các nhà chuyên môn) sẽ triển khai thành các kế hoạch (kịch bản chi tiết) theo từng chuyên môn nghiệp vụ cụ thể khác nhau để cùng tiến hành tổ chức thực hiện.
– Các bước xây dựng đề cương:
+ Xác định mục đích, ý nghĩa, nguyên nhân, yêu cầu của sự kiện cần tổ chức
+ Xác định nhu cầu, đối tượng, thành phần, số lượng công chúng tham gia
+ Xác định quy mô, kinh phí, nhân lực, cơ sở vật chất để tổ chức
+ Xác định thời gian, thời lượng, địa điểm tổ chức
+ Phác thảo ý tưởng sơ bộ bố cục chương trình (chương trình có bao nhiêu phần, thời lượng từng phần, nội dung chính của các phần)
+ Chọn lọc từng “hành động hội” (nội dung, hình thức của tiết mục – sự việc) phù hợp cho mỗi phần
+ Bố cục toàn bộ chương trình
5. Thuyết trình ý tưởng đề án tổ chức sự kiện
– Thiết kế bài thuyết trình
+ Bài viết in trên văn bản giấy
+ Bài trình chiếu Proposal, PowerPoint
– Trình bày ý tưởng sự kiện sẽ tổ chức
+ Kỹ năng thuyết trình
+ Kỹ năng thương lượng, đàm phán
+ Kỹ năng thuyết phục
Trịnh Đăng Khoa