Bài 4: SẢN XUẤT CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN
Chuyên gia tổ chức sự kiện (nhà quản lý sự kiện) là người chịu trách nhiệm (đầu mối) trong việc huy động, kết nối, tổ chức và điều hành các nguồn lực để tạo ra một tổng thể sản phẩm sự kiện đáp ứng các mục tiêu đã được xác định trước của tổ chức có tư cách pháp nhân sở hữu sự kiện.
Sau khi kế hoạch (ý tưởng) đã được thông qua (duyệt), chuyên gia tổ chức sự kiện tiến hành quá trình triển khai thực hiện kế hoạch (hành động). Quá trình thực hiện kế hoạch chính là quá trình tổ chức sản xuất chương trình sự kiện; biến ý tưởng thành hành động thực tế.
Trong hoạt động tổ chức sự kiện, quá trình sản xuất chương trình của nhà tổ chức cũng đồng thời là quá trình tiêu dùng của khách hàng, cho nên chương trình sự kiện là một loại sản phẩm đặc biệt. Quá trình sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời với nhau, do vậy đòi hỏi ekip sản xuất phải tập trung cao độ, phối hợp chặt chẽ, điều tiết linh hoạt, làm việc chuyên nghiệp trong tất cả các khâu của quy trình tổ chức sản xuất.
Quá trình sản xuất chương trình thường gồm các nội dung công việc cơ bản sau:
1. Làm việc với kịch bản – chương trình
- Nghiên cứu kỹ mục đích, yêu cầu, nội dung, kinh phí của chương trình;
- Xác định và phân loại tất cả các đầu việc có trong chương trình;
- Dự kiến mời các nhà chuyên môn (đạo diễn, biên đạo múa, nhạc sĩ, hoạ sĩ…) cộng tác với chương trình. Chú ý phải chọn người có chuyên môn phù hợp với yêu cầu, tính chất của chương trình.
- Dự kiến mời diễn viên biểu diễn cho chương trình (diễn viên chuyên nghiệp, bán chuyên nghiệp, không chuyên; lực lượng tại chỗ hoặc mời từ nơi khác)
- Dự kiến mời (phân công) người phụ trách cho từng đầu việc (tổ trưởng các tổ chuyên môn) trên cơ sở dựa vào năng lực chuyên môn và khả năng hoàn thành công việc của người đó.
2. Làm việc với các đối tác có liên quan và đơn vị tài trợ
- Làm việc cụ thể, rõ ràng với các đối tác cùng tham gia tổ chức chương trình về những nội dung mà mỗi bên chịu trách nhiệm thực hiện, những nội dung nào cần phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau và tiến độ thời gian hoàn tất của mỗi bên để tiến hành lắp ghép, chạy đường dây và tiến đến tổng duyệt chương trình.
- Làm việc với các đơn vị tài trợ về những yêu cầu mà chương trình cần tài trợ (hiện vật, hiện kim), về quyền lợi của đơn vị tài trợ và trao đổi để đi đến ký kết thống nhất các biên bản ghi nhớ, hợp đồng tài trợ…
- Sau khi thống nhất được về nội dung và kinh phí tổ chức chúng ta tiến hành các thủ tục xin phép các cơ quan chính quyền chức năng cho phép tổ chức chương trình (UBND, Sở VH-TT-DL…).
- Tổ chức họp báo.
3. Làm việc với bộ phận sáng tác, dàn dựng, biểu diễn và các chuyên gia, nhà chuyên môn có liên quan tới chương trình
- Trình bày mục đích, nội dung của kịch bản chương trình và yêu cầu cụ thể về công việc sáng tạo của từng người tham gia; các khoản thù lao và các quyền lợi khác mà họ được nhận.
- Làm việc với đạo diễn về ý tưởng, nội dung chương trình và những yêu cầu cần chú ý hướng đến để đạt hiệu quả mà kịch bản và đơn vị tổ chức đã thông qua.
- Trong quá trình đạo diễn làm việc nếu có vấn đề phát sinh, thay đổi thì cần trao đổi trực tiếp và tìm phương cách khắc phục tối ưu nhất theo phương châm “tất cả vì hiệu quả tốt nhất cho chương trình”.
- Phối hợp với đạo diễn làm việc với các bộ phận khác như:
- Làm việc với nhạc sĩ, nhạc công – ban nhạc các công việc như phối âm cho bài hát, sáng tác nhạc múa, chọn nhạc, nối nhạc, hoàn thành dĩa tiếng cho toàn bộ chương trình
- Làm việc với người dựng hát cho các tiết mục có trong chương trình như dựng ca một bè hoặc nhiều bè, xử lý kỹ thuật thanh nhạc …
- Làm việc với biên đạo múa về hình thức, thể loại, tính chất từng tiết mục múa; múa độc lập hay minh hoạ…
- Làm việc với nhà thiết kế (hoạ sĩ) về mẫu mã, qui cách, số lượng các loại cảnh trí sân khấu, trang phục, đạo cụ (thuê hoặc may mới).
- Làm việc với diễn viên, người dẫn chương trình
- Làm việc với chuyên gia thiết kế sân khấu, âm thanh, ánh sáng
- Làm việc với hậu đài về sân bãi, hội trường, địa điểm tổ chức
- Làm việc với các chuyên gia, nhà chuyên môn có liên quan tới chương trình: nhà văn, chuyên gia ẩm thực, TD-TT…
4. Làm việc với bộ phận phục vụ – hậu cần
- Trình bày chi tiết, cụ thể cho từng thành viên phụ trách tất cả những yêu cầu của công việc mà chương trình cần được hỗ trợ, phục vụ cùng với tiến độ thời gian thực hiện và hoàn tất.
- Trong quá trình tổ chức phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhỡ và kịp thời giúp họ giải quyết, khắc phục những vướng mắc, khó khăn phát sinh trong quá trình thực thi công việc.
- Phát huy tinh thần làm việc sáng tạo, hợp tác, trách nhiệm của từng thành viên, nhóm, tập thể trong quá trình đồng sáng tạo, tổ chức.
5. Làm việc tổng hợp
- Trước khi bắt tay vào thực hiện chương trình cần tổ chức cuộc họp chung cho toàn thể những người tham gia sáng tác. dàn dựng, biểu diễn cùng các bộ phận phối hợp – hậu cần có liên quan tới chương trình để thống nhất một lần nữa các vấn đề sau:
- Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu của chương trình đặt ra.
- Phổ biến nội dung, bố cục, kết cấu của kịch bản.
- Trình bày đề án đạo diễn phân cảnh của toàn bộ chương trình.
- Phổ biến kế hoạch, thời gian tổng thể và cụ thể từng buổi, ngày, tuần tập dợt và thời gian cuối cùng phải hoàn thành chương trình.
- Từ kế hoạch chung các tổ chuyên môn phải lập kế hoạch riêng, cụ thể cho nhóm, tổ của mình nhằm tiến hành đồng loạt các công việc đã thống nhất. Trong quá trình triển khai thực hiện công việc cần tiếp tục thông tin, trao đổi ý kiến khi cần thiết để đảm bảo hiệu quả cao hất cho chương trình.
- Thường xuyên chỉ huy, điều khiển, giám sát, kiểm tra, báo cáo nhanh và giải quyết các vấn đề phát sinh trong lúc tổ chức thực hiện.
- Tổ chức tổng duyệt và biểu diễn chính thức.
6. Dàn dựng sự kiện
- Dàn dựng sự kiện cũng chính là quá trình sản xuất chương trình. Sản phẩm sự kiện ra đời chính trong quá trình sản xuất chứ không phải sau khi sản xuất, nghĩa là nó chỉ diễn ra một lần và không được làm lại. Chính vì vậy, sự phối hợp công việc một cách khoa học, nhịp nhàng giữa các khâu, các bộ phận là yếu tố quan trọng hàng đầu để mang đến sự thành công cho sự kiện.
- Qúa trình dàn dựng bao gồm sự phối hợp giữa các bộ phận: quản lý dự án sự kiện, đạo diễn chương trình, sản xuất chương trình và cung ứng dịch vụ.
- Quản lý sự kiện: là người điều phối chung
- Đạo diễn chương trình: là người xử lý nghệ thuật cho các tiết mục (hoạt động), lắp ghép các tiết mục (hoạt động), xử lý về thiết kế mỹ thuật, hiệu ứng âm thanh, ánh sáng tại không gian – địa điểm cụ thể.
- Sản xuất chương trình: là người huy động các nguồn lực để tổ chức thực hiện ý đồ của đạo diễn.
- Cung ứng dịch vụ: đáp ứng các yêu cầu về vật chất kỹ thuật cho toàn bộ sự kiện.
- Nội dung công việc dàn dựng sự kiện
- Xử lý không gian sự kiện: khu vực sân khấu, khu vực khán giả, khu vực hưởng ứng, khu vực thiết yếu, khu vực cổng chào
- Đón khách: kiểm soát, đón, sắp xếp, vận chuyển
- Xử lý hành động sân khấu: diễn viên, biểu diễn, âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn hình, ghi hình.
- Tiễn khách: kiểm soát, tiễn, vận chuyển
- Quản lý rủi ro: thời tiết, hỏa hoạn, con người, cơ sở vật chất thiết bị, phương tiện
- Đối với các sự kiện có quy mô nhỏ các vai trò này tập trung vào một số người với sự phối hợp tương đối đơn giản. Các sự kiện có quy mô lớn hay mới tổ chức lần đầu thì công việc phối hợp tổ chức dàn dựng – sản xuất cần phải được chuẩn bị công phu và nhất thiết phải thành lập nên Ban Tổ chức và các tổ (bộ phận) chuyên môn cụ thể.
Trịnh Đăng Khoa